Verificar, faturar e enviar as faturas do mês
Acompanhe cada cliente em quatro etapas — verificar, faturar, enviar, paga — num único ecrã, com um único botão de cada vez.
Todas as faturas de um mês estão reunidas num único ecrã. Cada cliente avança em quatro etapas: «Verificar», «Faturar», «Enviar», «Paga». Use este artigo no início do mês, para faturar o mês que passou. Conte com 2 a 3 minutos por cliente quando não há nenhum ponto a rever.
Uma fatura já validada corrige-se com uma nota de crédito: veja Associar o seu software de contabilidade e emitir uma nota de crédito. O que o cliente vê do seu lado está descrito em O extrato e os preços no portal do cliente.
Ler o ecrã do mês
Passo a passo
- 1
Abra o menu Finanças › Relatórios e faturas. O ecrã abre no mês passado, aquele que se fatura.
- 2
Mude de mês com as duas setas junto ao mês.
- 3
Clique num dos números do topo: «Por verificar», «Prontas», «Faturadas», «Enviadas» ou «Pagas». A lista passa a mostrar só essas faturas; um segundo clique mostra todas. O sexto número é o «Total do mês», com impostos.
- 4
Clique num cliente. Num ecrã grande, a pré-visualização dele aparece ao lado da lista, com os separadores «Relatório», «Fatura» e «Histórico».
- 5
Abra «⋯» no fim da linha para as outras ações. O botão da linha é sempre o da etapa em curso.
| Em «⋯» | O que faz |
|---|---|
| Descarregar o PDF | Guarda o relatório de limpeza em PDF |
| Pré-visualização do cliente | Mostra o PDF e a fatura no portal do cliente, tal como o cliente os verá |
| Ver a fatura | Mostra a fatura criada pelo seu software de contabilidade |
| Voltar a verificar | Antes de faturar: a fatura volta à etapa «Verificar» |
| Corrigir | Depois de faturar: cria uma nota de crédito ou uma fatura complementar |
| Agendar o envio | Escolhe a data e a hora do envio ao cliente |
| Histórico | Diz quem alterou que linha, quando e porquê |
Configurar os preços e os clientes em falta
Faça isto primeiro: um alojamento sem tarifa ou sem cliente a faturar não entra em nenhum relatório.
Passo a passo
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No topo do ecrã, clique em Preço e cliente por configurar. Abre-se a janela com o mesmo nome, que conta os alojamentos em causa.
- 2
No bloco «Sem tarifa», introduza o «Preço sem imp.» de cada alojamento.
- O preço marcado como «Sugerido» vem da sua tabela de preços. Nada é guardado enquanto não validar.
- 3
No bloco «Sem cliente a faturar», clique em «Escolher o cliente» e escolha o cliente do alojamento.
- 4
Clique em Guardar tudo. Abre-se a janela «Guardar … alojamentos?».
- 5
Confirme com «Guardar tudo». Os alojamentos entram nos relatórios. Quando não resta nenhum, a janela mostra «Está tudo configurado».
Verificar uma fatura
Passo a passo
- 1
Na linha do cliente, clique em Verificar. A fatura aparece tal como o cliente a verá, linha a linha.
- 2
Trate os pontos a rever, listados no topo em «… pontos a rever antes de faturar». Cada ponto tem o seu botão (tabela abaixo).
- 3
Clique numa linha para a alterar. O painel «De onde vem o preço» detalha o cálculo.
- 4
Em «Alterar esta linha», preencha o que muda e escreva o «Motivo (visível só para a equipa)».
- 5
Clique em Aplicar. A linha fica com a menção «alterado» e aparece a mensagem «Linha alterada para toda a equipa».
- «Anular as minhas alterações» repõe o preço calculado.
- «Retirar da fatura» remove a linha. Ela fica em «… linhas retiradas da fatura», com o botão «Recuperar».
- 6
Se precisar, escreva uma nota em «Mensagem ao cliente» e clique em «Guardar a mensagem». É acrescentada ao e-mail e ao fim do relatório de limpeza, para esse mês.
- 7
Clique em Validar a verificação. Aparece a mensagem «…: pronta para faturar» e a fatura passa para «Prontas».
| Ponto a rever | Botão |
|---|---|
| Limpeza ainda não validada | «Validar», ou «Validar tudo» para todas as limpezas da lista |
| Alojamento sem preço | «› Definir um preço» |
| Serviço em duplicado | «Ver a linha» |
| Serviço já faturado | «Retirar da fatura» |
| Cliente sem e-mail de faturação | «Completar a ficha do cliente» |
| Nota de crédito criada no software de contabilidade sem fatura | «Associar a esta fatura» |
| Em «Alterar esta linha» | O que faz |
|---|---|
| + Tempo extra | Acrescenta tempo de limpeza à linha |
| + Conjunto de roupa extra | Acrescenta roupa como suplemento |
| Desconto (%) | Baixa a linha numa percentagem |
| Ajuste livre (±) | Acrescenta ou retira um montante |
| Comentário visível para o cliente | Acrescenta um comentário que o cliente poderá ler |
| Faturar a | Passa a linha para a fatura de outro cliente: fica com a menção «reatribuído» |
Emitir a fatura
Passo a passo
- 1
Na linha de uma fatura pronta, clique em Faturar. A janela «Emitir a fatura de …?» recorda o montante com impostos.
- 2
Confirme com «Emitir a fatura». Aparece a mensagem «…: fatura validada»: a fatura tem o seu número legal no software de contabilidade e o relatório de limpeza vai em anexo.
- 3
Várias faturas prontas, sem pontos a rever? Clique no botão «Faturar tudo (…)» e confirme com «Sim, faturar tudo (…)».
Enviar ao cliente
Passo a passo
- 1
Na linha de uma fatura validada, clique em Enviar ao cliente. A janela «Enviar a fatura de …» mostra o endereço do cliente.
- 2
Para um envio imediato, clique em Enviar agora. Aparece a mensagem «…: fatura enviada». A fatura e o relatório de limpeza seguem juntos, com a sua mensagem ao cliente.
- 3
Para um envio mais tarde, escolha a data e a hora em «Enviar mais tarde (hora de Paris)» e clique no botão «Agendar para …». A linha mostra «Envio previsto para …».
- Para cancelar: abra «⋯ › Envio agendado…» e clique em «Cancelar o envio agendado». É possível enquanto o e-mail não tiver saído.
Faturar em datas livres
Para um relatório que não segue o mês: uma quinzena, uma estadia longa, o fim de um contrato.
Passo a passo
- 1
Clique no mês, no topo do ecrã. Abre-se o seletor de período.
- 2
Escolha «Datas livres».
- 3
Introduza «De» e «A», ou clique num atalho: «Este mês», «Mês passado», «Últimos 30 dias», «Este trimestre».
- 4
Clique em Aplicar. A lista, os números e o painel passam para essas datas, sem mudar de página.
- 5
Verifique cada relatório e clique em Guardar tudo, no fim da lista. Cada relatório recebe o seu número e junta-se à lista do mês da sua data de fim.
- Para um só cliente: «⋯ › Validar e guardar».
- No fim da lista, «CSV» e «Tudo em PDF» exportam os relatórios do período.
- 6
Volte a abrir o seletor e escolha «Mês». Fature e envie o relatório a partir da lista do mês.
Tratar vários clientes de uma vez
Passo a passo
- 1
Assinale os clientes na lista, ou clique em «Selecionar tudo». Aparece uma barra em baixo, com o número de clientes selecionados.
- 2
Clique na ação pretendida. Cada ação só trata os clientes que estão na etapa certa.
- 3
Confirme na janela que se abre. Ela indica as linhas deixadas de fora, e porquê.
| Botão da barra | O que faz |
|---|---|
| Verificar (…) | Valida a verificação dos clientes que não têm nenhum ponto a rever |
| Passar a faturação (…) | Valida as faturas prontas no software de contabilidade |
| Enviar (…) | Envia de imediato o relatório e a fatura a cada cliente |
| Debitar (…) | Inicia o débito direto SEPA: para cada fatura, o valor em dívida |
| Voltar a verificar (…) | Faz recuar as faturas ainda não faturadas para a etapa «Verificar» |
| Transferir os PDF (…) | Guarda os relatórios em PDF |
Perguntas frequentes
Pode alterar-se uma fatura depois de «Faturar»?
Não. Uma fatura validada mantém o seu número legal e já não se altera. Abra «⋯ › Corrigir» para criar uma nota de crédito ou uma fatura complementar.
O que acontece se alterar uma linha depois de validar a verificação?
A linha do cliente fica com a menção «A revalidar». Volte a abrir a fatura e clique de novo em «Validar a verificação» antes de a faturar.
Como debitar um cliente que tem um mandato SEPA?
Para esse cliente, junta-se uma etapa «Debitado» entre o envio e o pagamento. Clique no cliente, abra o separador «Fatura» e clique em Debitar e em Confirmar o débito. Deixe «Data de débito» vazia para debitar o mais cedo possível.
Como ver o que mudou em relação ao mês passado?
Na linha do cliente, uma percentagem compara o seu total com o mês passado. Clique nela: a janela «…: comparado com o mês passado» lista os alojamentos que mais mudam.
Onde estão os modelos de e-mail, os mandatos SEPA e o software de contabilidade?
No botão «Definições», no topo do ecrã. Reúne «Aspeto dos relatórios», «Envio dos relatórios» (modelos de e-mail e lembretes), «Os meus dados» e «Faturação» (software de contabilidade). O que o programa faz sozinho configura-se em Finanças › Tarifas e regras › Regras de preços. Os mandatos e débitos diretos SEPA estão no menu Finanças › Pagamentos recebidos. Os clientes estão no menu Finanças › Clientes; «Alertas» e «Arquivo» estão por cima da lista de relatórios.
Como ponho os meus relatórios na minha cor?
Em «Definições» e depois «Aspeto dos relatórios»: escolha uma das cores propostas, escreva o seu código de cor ou use a cor do seu logótipo. A pré-visualização mostra o relatório tal como os seus clientes o vão receber. A cor aplica-se a todos os PDF do software; o software mantém as suas cores.