Associar o seu software de contabilidade e emitir uma nota de crédito
Associe o seu software de contabilidade para nele criar as suas faturas com o número legal e, depois, corrija uma fatura já validada com uma nota de crédito ou uma fatura complementar.
Uma fatura validada já não se altera. Para a baixar ou anular, cria-se uma nota de crédito; para acrescentar linhas esquecidas, uma fatura complementar. Use este artigo assim que um cliente apontar um erro numa fatura já emitida. Conte com 2 minutos para uma nota de crédito.
As etapas anteriores, da verificação ao envio, estão descritas em Verificar, faturar e enviar as faturas do mês.
Associar o seu software de contabilidade
A fazer uma vez. Com um software de contabilidade associado, cada fatura é nele criada com o seu número legal: é uma fatura eletrónica.
Passo a passo
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Abra o menu Definições › Fluxos e integrações.
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Clique no separador «Integrações» e depois no filtro «Software de contabilidade».
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No cartão do seu software, por exemplo Pennylane, clique em «Adicionar uma conta».
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Em «Chave de API», cole a chave criada no seu software de contabilidade e clique em Guardar. O cartão mostra «Ligado».
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Abra o menu Finanças › Clientes. A coluna «Software de contabilidade» indica «Não associado» para os seus clientes.
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Clique em Exportar para o software de contabilidade. Os seus clientes são nele criados: a coluna passa a «Associado a Pennylane».
A partir daí, no ecrã das faturas, o botão «Faturar» cria cada fatura no software de contabilidade.
Escolher a correção certa
A janela «Corrigir» começa com a pergunta «O que pretende corrigir?».
| Escolha | Quando a usar |
|---|---|
| Retirar ou baixar linhas → uma nota de crédito | Uma limpeza faturada a mais, um montante demasiado alto |
| Adicionar linhas esquecidas → uma fatura complementar | Uma limpeza ou um suplemento esquecido |
| Anular tudo → uma nota de crédito total | É preciso anular a fatura inteira |
Criar uma nota de crédito
Passo a passo
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Abra o menu Finanças › Relatórios e faturas, no mês da fatura.
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Na linha do cliente, abra «⋯» e clique em Corrigir. Abre-se a janela «Corrigir a fatura de … (n.º …)», na «Etapa 1 de 3».
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Escolha «Retirar ou baixar linhas → uma nota de crédito» e clique em Seguinte.
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Em «Escolha as linhas e o novo montante», assinale cada linha a corrigir e introduza o seu «Novo montante sem impostos (0 = retirar)».
- Com «Anular tudo → uma nota de crédito total», não há nada a assinalar: todas as linhas são retiradas.
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Clique em Seguinte. A etapa 3 mostra a nota de crédito: a fatura de origem e o montante sem impostos.
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Clique em Criar a nota de crédito. Abre-se a janela «Criar a nota de crédito?».
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Confirme com «Criar a nota de crédito». Aparece a mensagem «Nota de crédito criada».
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Clique em Enviar ao cliente para enviar a nota de crédito por e-mail, para o endereço de faturação do cliente. Caso contrário, clique em «Fechar».
Adicionar linhas esquecidas
Passo a passo
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Na linha do cliente, abra «⋯» e clique em «Corrigir».
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Escolha «Adicionar linhas esquecidas → uma fatura complementar» e clique em «Seguinte».
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Em «Limpezas do mês que faltam na fatura:», assinale as limpezas a acrescentar.
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Para outra linha, clique em «Adicionar uma linha» e preencha «Alojamento», a data, «Descrição» e «Montante sem impostos».
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Clique em «Seguinte» e depois em Criar a fatura complementar. Após a confirmação, aparece a mensagem «Fatura complementar criada».
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Clique em «Enviar ao cliente» para a enviar por e-mail.
Encontrar uma nota de crédito e o seu efeito no pagamento
Passo a passo
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Em Finanças › Relatórios e faturas, procure a etiqueta «Nota de crédito» na linha da fatura. O montante apresentado é o valor líquido a pagar: as notas de crédito validadas já estão deduzidas.
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Abra «⋯» e clique em «Ver a nota de crédito». O PDF da nota de crédito abre numa janela do software, com o botão «Descarregar a nota de crédito».
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Clique no cliente e abra o separador «Fatura» da pré-visualização. Aí lê «Faturado», «Notas de crédito» e «Valor líquido a pagar», e depois cada nota de crédito com o seu estado.
| Estado da nota de crédito | O que significa |
|---|---|
| validada | A nota de crédito é deduzida do valor líquido a pagar e do próximo débito direto |
| rascunho | Ainda não deduzida: bloqueia o débito direto enquanto não for validada ou eliminada |
| anulada | A nota de crédito já não conta |
| a fazer noutro software | A correção fica registada aqui; a nota de crédito tem de ser feita no seu software de faturação |
Associar uma nota de crédito criada no software de contabilidade
Uma nota de crédito criada diretamente no Pennylane é lida sozinha: várias vezes por dia, ao abrir a fatura e mesmo antes de cada débito direto. Fica associada à sua fatura se tiver sido criada a partir dessa fatura, ou se a sua descrição citar o número da fatura. Caso contrário, espera pela sua escolha e bloqueia o débito direto do cliente.
Passo a passo
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Abra a fatura do cliente: botão «Verificar», ou «Abrir o relatório» na pré-visualização. Aparece o ponto a rever «Nota de crédito … criada no Pennylane sem fatura: bloqueia o débito».
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Clique em Associar a esta fatura. A nota de crédito junta-se às notas de crédito da fatura.
- A nota de crédito não diz respeito a nenhuma fatura? Clique em «Não diz respeito a esta fatura» e confirme: deixa de bloquear o débito direto.
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Outra solução: no seu software de contabilidade, escreva o número da fatura na descrição da nota de crédito. Será associada na leitura seguinte.
Perguntas frequentes
Pode eliminar-se uma nota de crédito criada por engano?
Não. Uma nota de crédito validada mantém o seu número legal. Para voltar atrás, crie uma fatura complementar do mesmo montante com «⋯ › Corrigir».
É melhor criar a nota de crédito aqui ou no software de contabilidade?
Aqui, com «Corrigir». As linhas do relatório, o portal do cliente e o valor líquido a pagar ficam atualizados de imediato, sem esperar pela leitura seguinte.
O cliente é avisado da nota de crédito?
Só se clicar em «Enviar ao cliente»: a nota de crédito segue então por e-mail. Caso contrário, ele vê-a no seu portal do cliente, por baixo da respetiva fatura.
O que acontece se o relatório não tiver fatura no software de contabilidade?
A correção fica guardada no The Big One, mas não é criada nenhuma nota de crédito: tem de ser feita à mão no seu software. A janela indica-lhe o montante sem impostos e com impostos a transpor.