Convide a sua equipa
Convide os seus profissionais de limpeza e gestores por e-mail, um de cada vez ou vários de uma vez, e envie a ligação por si se o e-mail não for lido.
Cada pessoa da sua equipa recebe um convite por e-mail, abre a ligação e escolhe a sua palavra-passe. Use este artigo para convidar uma pessoa, convidar várias de uma vez ou voltar a contactar alguém que não recebeu o e-mail. Conte cerca de 3 minutos para um primeiro convite.
Depois de convidar a equipa, prepare as listas de tarefas e, em seguida, atribua os seus primeiros profissionais de limpeza.
Escolher a função e as atividades
A função indica o que a pessoa pode abrir. As atividades indicam o que ela faz no terreno.
| Função | O que a pessoa vê |
|---|---|
| Profissional de terreno | Os seus serviços, no telemóvel |
| Admin | Tudo, incluindo faturação e definições |
| Gestor | Planeamento, equipa, alojamentos |
| Gestor de limpeza | Planeamento, equipa e qualidade da limpeza |
| Gestor de entregas | Entregas e preparação da roupa. Proposta se o módulo Entrega estiver ativado |
Um profissional de terreno tem uma ou várias atividades. Elas abrem os seus ecrãs:
| Atividade | Ecrã aberto |
|---|---|
| Limpeza, Roupa de cama e banho, Inspeção | A área do profissional de limpeza. Com a atividade Roupa de cama e banho, também o ecrã «Preparação da roupa» se o módulo Preparação da roupa estiver ativado |
| Entrega | O ecrã Entregas. Proposta se o módulo Entrega estiver ativado |
| Manutenção | A área de manutenção. Proposta se o módulo Manutenção estiver ativado |
Convidar uma pessoa
Passo a passo
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Abra o menu Equipa › Equipa, ou Definições › Acessos › Utilizadores.
- 2
Clique em Convidar um utilizador. Abre-se a janela «Convidar um utilizador»: os dados à esquerda e, à direita, o que a pessoa verá.
- 3
Em «Quem», introduza o «E-mail» (obrigatório), o «Nome completo» e o «Telefone».
- 4
Em «Função», escolha a função da pessoa. A coluna da direita mostra de imediato o menu dela.
É gestor? A lista só propõe as funções que pode convidar.
- 5
Para um profissional de terreno, assinale as suas «Atividades (o que faz)».
- «Contrato e remuneração» é facultativo: «Por conta de outrem», «Independente» ou «Mais tarde». «Mais tarde» não cria nada.
- 6
Se precisar, abra «Mais opções»:
- «Idioma do convite»: escolha o idioma do e-mail.
- Limite os departamentos, clientes e alojamentos que a pessoa vê.
- «Pedir os documentos de conformidade» está assinalada à partida. Em «Documentos pedidos a esta pessoa», desmarque um documento para não lho pedir.
- 7
Clique em Enviar o convite. Surge o ecrã «Convite enviado» e a pessoa aparece na lista.
Enviar a ligação por si
A fazer logo após o envio, quando o e-mail corre o risco de não ser lido.
Passo a passo
- 1
No ecrã «Convite enviado», localize a caixa «Receia que o e-mail não seja lido?».
- 2
Clique em Criar uma ligação para partilhar. A ligação pessoal aparece, já copiada: a mensagem «Ligação copiada» confirma-o.
- 3
Cole a ligação numa mensagem para a pessoa.
- 4
Clique em Concluído, ou em «Convidar outra pessoa» para reabrir a janela vazia.
Convidar várias pessoas
Passo a passo
- 1
Por cima da lista, clique em Convidar várias pessoas.
- 2
Preencha uma linha por pessoa: «E-mail», «Nome completo», «Telefone», «Função» e, depois, as atividades de um profissional de terreno.
- «Adicionar uma linha» acrescenta uma pessoa.
- «Colar uma lista de e-mails» cria uma linha por endereço: um endereço por linha, ou separados por vírgulas.
- «Escolher a mesma função para todos», quando é proposto, preenche a função de todas as linhas.
- 3
Corrija as linhas a vermelho. Enquanto restar alguma, surge a mensagem «Complete as linhas a vermelho antes de enviar.».
- 4
Clique no botão de envio, por exemplo Enviar 3 convites. Cada pessoa recebe o seu e-mail, no idioma da empresa, e aparece na lista.
- Para criar as contas sem enviar nenhum e-mail, clique antes em Criar sem enviar. As pessoas aparecem na lista com «Convite não enviado», e o resumo propõe Enviar os 3 convites agora.
Importar um ficheiro Excel ou CSV
No computador, para criar muitas contas de uma vez, com as mesmas escolhas que o convite.
Passo a passo
- 1
Acima da lista, clique em Importar um CSV. Abre-se a janela «Importar utilizadores (CSV)».
- 2
Clique em Transferir um modelo. Recebe um ficheiro Excel: uma coluna por informação, uma indicação sob cada título, duas linhas de exemplo a substituir.
- 3
Preencha uma linha por pessoa no Excel ou no Numbers. Os menus pendentes propõem as escolhas da sua empresa:
- «Função»: uma função, «Agente de terreno» ou um tipo de acesso.
- «Atividades» (agente de terreno): Limpeza, Roupa, Controlo, Entrega, Manutenção; várias, separadas por vírgula.
- «Estatuto» (Mais tarde, Assalariado, Independente), «Pagamento» (ao mês, à hora, por limpeza) e «Montante»: o contrato e o pagamento são criados como após um convite.
- «Língua», «Departamentos autorizados», «Clientes autorizados», «Alojamentos autorizados (etiquetas)»: vazio significa tudo.
- «Documentos de conformidade»: Sim (todos os documentos obrigatórios), Não, ou a lista dos documentos a pedir.
- 4
Em «Ficheiro Excel ou CSV», escolha o seu ficheiro (.xlsx ou .csv). O programa indica o número de linhas detetadas e reconhece sozinho as colunas do modelo; para outro ficheiro, associe cada coluna.
- 5
Em «Função por defeito (se a coluna estiver vazia)», escolha a função das linhas sem função.
- 6
Verifique a tabela: uma linha a vermelho diz o que está errado (função desconhecida, cliente desconhecido…). Corrija o ficheiro e escolha-o de novo.
- 7
Clique no botão «Importar … linha(s)». As contas são criadas; ainda não sai nenhum e-mail.
- Algumas pessoas já existem? Escolha «Substituir» ou «Manter como está».
- 8
Clique em Enviar os convites. Os e-mails são enviados.
Enviar um convite mais tarde
Passo a passo
- 1
Por cima da lista, clique em «Convites»: mostra as pessoas que ainda não iniciaram sessão.
- 2
Para uma pessoa: abra a ficha e clique em Enviar o convite no quadro «Convite ainda não enviado». Aparece a mensagem «Convite enviado por e-mail».
- 3
Para várias pessoas: selecione-as, clique em Enviar o convite por cima da lista e confirme na janela «Enviar 3 convites?».
Reenviar um convite
Passo a passo
- 1
Na lista, clique na pessoa. Abre-se a ficha dela.
- 2
Ao fundo da ficha, clique em Reenviar o convite. Surge a mensagem «Convite reenviado por e-mail».
- A pessoa já ativou a conta? Recebe, em vez disso, um e-mail para escolher uma nova palavra-passe.
- 3
O e-mail continua a não chegar? Clique em Copiar uma ligação de início de sessão e cole a ligação numa mensagem para a pessoa.
| Menção junto da pessoa | O que significa |
|---|---|
| «Convite enviado» | O convite foi enviado; a pessoa ainda não iniciou sessão |
| «Convite não enviado» | A conta está criada e nenhum e-mail foi enviado: envie o convite quando quiser |
| «Convite por abrir» | O convite aguarda há mais de 7 dias: volte a contactar a pessoa |
Perguntas frequentes
Que função para um estafeta ou um inspetor?
A função «Profissional de terreno». Assinale depois a atividade: Entrega para um estafeta, Inspeção para um inspetor.
Em que idioma segue o convite?
Para uma pessoa: no idioma escolhido em «Mais opções», campo «Idioma do convite». Com «Convidar várias pessoas»: no idioma da empresa.
É possível alterar a função ou as atividades depois do convite?
Sim. Clique na pessoa na lista e abra a secção «Função e atividades» da ficha dela. Clique numa atividade para a adicionar ou retirar.
É preciso definir o contrato logo no convite?
Não. Com «Mais tarde», nada é criado: o contrato e a remuneração definem-se quando quiser em Equipa › Contratos.
Como não pedir nenhum documento a uma pessoa?
Em «Mais opções», desmarque «Pedir os documentos de conformidade». Nenhum documento obrigatório lhe será pedido e nunca será bloqueada por um documento em falta ou expirado.