Créer, assigner et valider les ménages

Les ménages

Un ménage est une mission du planning : un logement, une date, une heure, une durée et une ou plusieurs personnes.

Créer un ménage

• Automatiquement : créez un flux de travail dans Paramètres › Flux et intégrations › Flux de travail avec le déclencheur « Nouvelle réservation », ancré sur le départ (ou l'arrivée) et un décalage en jours. Dès qu'une réservation arrive de votre logiciel de réservation ou d'un lien iCal, la mission est créée au bon jour, avec la liste de tâches choisie. Le guide Bien démarrer peut créer en un clic le flux « Ménage au départ du voyageur ». Voir [Créer un flux de travail](/aide/bien-demarrer/creer-un-workflow).
• À la main : bouton Ajouter une mission dans le Calendrier (aussi dans la vue Opération du Calendrier), ou Nouvelle mission depuis le Tableau de bord et Tâches › Toutes les tâches. La fenêtre « Nouvelle tâche » pose d'abord la question : « Le logement de cette mission fait-il partie de votre base sur The Big One ? ». Répondez Oui, il est déjà enregistré, choisissez le département (Ménage, Contrôle, Maintenance, Livraison), puis le logement, la liste de tâches, la date, l'heure et, si vous le souhaitez, les agents, et cliquez sur Créer la tâche. Non : ménage ponctuel à une autre adresse ouvre un ménage ponctuel.
• Depuis une case du Calendrier (vue « Par logement », au survol, bouton « + ») : le logement et le jour sont pré-remplis et la question n'est pas posée.

Pour le détail (répétition, ménage ponctuel, tâche ponctuelle), voyez [Ajoutez une mission](/aide/planning-et-missions/ajouter-une-mission).

Assigner

• Assignation (menu du même nom) : l'application propose une répartition complète de la journée (ménages, contrôles, livraisons) en respectant les heures d'arrivée et de départ, les disponibilités, les compétences et les trajets. Vous ajustez puis validez.
• À la main : ouvrez la mission et changez les agents dans la carte « Agents ». Pour changer le jour ou le logement, faites glisser la carte dans le Calendrier (vue « Par logement ») ; pour changer la personne, glissez-la dans la vue « Par agent ».

Une mission sans agent reste à l'état « Créée » (« À assigner ») ; elle passe « Assignée » dès qu'une personne est désignée, puis « En cours » quand l'agent commence la mission.

Bon à savoir : avec le réglage « Confirmation des missions » (Paramètres › Ma société › Organisation, famille « Missions »), l'agent voit un badge « À confirmer » et un bouton « J'accepte la mission » sur son téléphone. Les missions non confirmées apparaissent dans Alerte et Suivi, bloc « Missions non confirmées », avec un bouton « Relancer ».

Agir sur plusieurs missions à la fois

Dans Tâches › Toutes les tâches, cochez plusieurs missions : une barre d'actions apparaît. Vous pouvez assigner ou retirer des agents, changer la date ou l'heure, marquer terminées, annuler, remettre à faire, changer la liste de tâches ou la priorité, ou supprimer. Les missions en cours, terminées ou annulées ne sont pas modifiées ; les agents concernés sont prévenus.

Ajouter une tâche exceptionnelle sans créer de mission

Pour une demande qui ne vaut que pour une fois (« arroser les plantes », « vérifier le four »), ajoutez une tâche ponctuelle : elle s'ajoute à la prochaine mission du logement et l'agent la voit en tête de ses exigences. Voir l'article « Ajouter une tâche ponctuelle à une mission ».

Supprimer une mission

1. Ouvrez la mission et choisissez « Supprimer la tâche », ou cochez plusieurs missions dans Tâches › Toutes les tâches et cliquez sur Supprimer.
2. La mission quitte le planning et part dans la Corbeille pendant 30 jours.
3. Un administrateur peut la restaurer depuis Paramètres › Ma société › Corbeille : elle revient avec ses agents, ses pointages et ses notes, et avec ses tâches ponctuelles qu'aucune autre mission n'a reprises entre-temps.

Bon à savoir : en sélection multiple, les missions en cours, terminées ou annulées ne sont pas supprimées : elles sont comptées comme conservées.

Suivre la journée

Calendrier › vue Opération, onglet « Ménage », affiche les ménages du jour en colonnes (À assigner, Assignées, En cours, Terminées) ; un clic sur une carte ouvre la fiche de la mission. Voir [la vue Opération et la fin de journée](/aide/planning-et-missions/vue-operation-et-fin-de-journee). Alerte et Suivi regroupe en tête de page tout ce qui demande votre attention : absences à couvrir, problèmes signalés par les agents, réservations modifiées ou annulées, missions non confirmées, puis le fil des missions à traiter. Le Tableau de bord liste les missions du jour, avec une recherche « Rechercher un logement, une tâche, un agent… ».

Valider avant facturation

Dans Finance › Ménage à valider, le responsable confirme les ménages réalisés (état, photos, contrôle IA) avant qu'ils n'entrent dans la finance, la mise en facturation et les rapports. Le réglage « Quand un ménage est-il compté ? » (Paramètres › Ma société › Organisation, famille « Règles et comptabilité ») définit ce qui est compté. Voir [Valider les ménages réalisés](/aide/facturation/valider-les-menages-realises).

Bon à savoir : Tâches › Liste de tâches permet de créer des modèles (pièces, points à vérifier, sous-tâches, photos obligatoires) réutilisés sur chaque ménage. « Coller une liste » transforme une liste tapée ailleurs en modèle en quelques secondes.