Inviter votre équipe : rôles, accès et conformité

Équipe, rôles et accès

Inviter une personne

1. Ouvrez Équipe › Équipe (onglet « Personnes ») ou Paramètres › Accès (onglet « Utilisateurs ») : c'est la même liste. Cliquez sur Inviter un utilisateur.
2. Dans « Qui », saisissez l'« E-mail » (obligatoire), le « Nom complet » et le « Téléphone ».
3. Choisissez le « Rôle ». Pour un agent de terrain, cochez aussi ses « Activités (ce qu'elle fait) ». À droite, la partie « Ce que la personne verra » montre son menu : vous savez avant d'envoyer ce qu'elle verra.
4. Au besoin, ouvrez « Plus d'options » : « Langue de l'invitation », départements, clients et logements visibles, et « Demander les documents de conformité ». Cette case est cochée au départ ; décochée, aucun document obligatoire n'est demandé à la personne et elle n'est jamais bloquée pour un document manquant ou expiré.
5. Cliquez sur Envoyer l'invitation : la personne reçoit un e-mail « Votre accès à The Big One », dans la langue choisie, avec un bouton Activer mon accès. Le lien est personnel, à usage unique et valable 7 jours. Elle choisit son mot de passe (au moins 12 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial, sans espace).

Bon à savoir : si l'e-mail n'est pas arrivé, cliquez sur la personne dans la liste et utilisez Renvoyer l'invitation. Si la personne a déjà activé son compte, elle reçoit à la place un e-mail pour choisir un nouveau mot de passe. Vous pouvez aussi Copier un lien de connexion et le lui envoyer vous-même.

Le pas à pas complet (plusieurs personnes d'un coup, fichier CSV, lien à partager) : [Invitez votre équipe](/aide/bien-demarrer/inviter-votre-equipe).

Les rôles

| Rôle | Ce que la personne voit | | --- | --- | | Admin | Tout, facturation et réglages compris. Seul rôle qui peut inviter un administrateur. | | Gestionnaire | Planning, équipe, logements. Peut inviter tous les rôles sauf administrateur. | | Gestionnaire Ménage | Planning, équipe et qualité du ménage. Peut inviter des agents, des livreurs et des gestionnaires Ménage. | | Gestionnaire Livraison | Livraisons et préparation du linge. Peut inviter des livreurs et des gestionnaires Livraison. | | Agent de terrain | Ses missions, sur téléphone. |

Un agent de terrain a une ou plusieurs activités : Ménage, Linge, Contrôle, Livraison (si le module Livraison est activé), Maintenance (si le module Maintenance est activé). Un livreur est un agent de terrain avec l'activité Livraison ; un inspecteur, avec l'activité Contrôle.

Le changement de rôle d'une personne déjà invitée est réservé aux administrateurs et aux gestionnaires ; seul un administrateur peut changer le rôle d'un autre administrateur. Rapports et factures n'est ouvert qu'à l'administrateur.

Affiner écran par écran

Un administrateur peut aller plus loin que le rôle :

• Départements, clients & logements (dans la fiche de la personne, rubrique « Accès ») : limiter la personne à certains départements, à certains clients ou à certaines étiquettes de logements.
• Types d'accès (bouton au-dessus de la liste) : partir d'un rôle et régler chaque écran sur « Modification », « Consultation » ou « Masqué ». Un type d'accès ne peut pas ouvrir un écran que le rôle n'ouvre pas.

Quand un type d'accès est choisi à l'invitation, il s'applique dès l'activation du compte. Voir [Limitez ce qu'une personne voit](/aide/equipe/limiter-ce-qu-une-personne-voit).

Disponibilités et contrats

Les disponibilités et les contrats de vos intervenants sont des onglets de la page Équipe › Équipe : « Disponibilités » et « Contrats ». Le contrat d'une personne reste aussi visible dans sa fiche, rubrique « Contrat ».

Suivre la conformité

Dans la fiche de la personne, rubrique « Conformité », la case « Demander les documents de conformité » indique « Demandée » ou « Dispensé ». Un administrateur ou un gestionnaire peut changer ce choix à tout moment. Les documents reçus, leurs dates d'expiration et les relances se gèrent dans l'onglet « Conformité » de Équipe › Équipe (réservé à l'administrateur).

Essayer un rôle avant d'inviter

Dans la fenêtre d'invitation, le lien Voir un compte test → ouvre le logiciel dans le rôle choisi, en mode test avec des données fictives. Voir [Testez le logiciel avec un compte test](/aide/equipe/tester-avec-un-compte-test).

Bon à savoir : la personne invitée peut mettre l'application sur l'écran d'accueil de son téléphone, comme une application classique. Voir [Préparer votre téléphone](/aide/appli-agent/preparer-votre-telephone).