Verifique los documentos de sus proveedores
Elija los documentos que cada proveedor debe subir, y después valide o rechace cada documento recibido y envíe un recordatorio a los expedientes incompletos.
El vídeo de esta guía llegará pronto.
La pestaña Cumplimiento reúne los documentos que sus proveedores suben desde «Mis documentos»: documento de identidad, justificante de alta, certificado. Cada documento se verifica uno por uno: usted lo valida o lo rechaza. Utilice este artículo para elegir los documentos solicitados, gestionar los que llegan y enviar un recordatorio a los expedientes incompletos.
Elegir los documentos solicitados
Hágalo una vez, y después cada vez que cambien sus reglas.
Paso a paso
- 1
Abra el menú Equipo › Equipo y luego la pestaña Cumplimiento.
- 2
En la parte superior de la pantalla, haga clic en Documentos de cumplimiento. Se abre la ventana «Selección de documentos de cumplimiento».
- 3
Haga clic en Añadir un documento e introduzca el «Nombre del documento».
- 4
En la línea del documento, haga clic en «Ajustar» para abrir su configuración.
- 5
Elija «Obligatorio» u «Opcional», y después escriba la «Indicación mostrada al proveedor».
- 6
Haga clic en Guardar. Aparece el mensaje «Documentos de cumplimiento guardados.».
| Ajuste de un documento | Lo que hace |
|---|---|
| Obligatorio | Bloquea la facturación del proveedor mientras el documento no sea válido |
| Opcional | El documento se solicita, sin bloquear nada |
| Período de validez | «Válido sin límite», o que debe renovarse cada tantos meses como usted indique, con un aviso antes del final |
| Fecha del documento | Rechaza, el día en que se sube, un documento demasiado antiguo |
Validar o rechazar un documento
Paso a paso
- 1
Abra la pestaña Cumplimiento. Los documentos en espera están en «Pendientes».
- 2
En el documento, haga clic en Consultar. Se muestra el documento.
- 3
Si se señala una alerta y el documento le parece correcto, haga clic en «Aceptar» junto a la alerta. Aparece el mensaje «Alerta retirada: el/la limpiador/a ya no la ve».
- 4
¿El documento es correcto? Haga clic en Validar el paso. Aparece el mensaje «Decisión guardada» y el documento pasa a «Tratado».
- 5
¿El documento no es adecuado? Haga clic en Rechazar. Se abre la ventana «Rechazar el documento».
- 6
Escriba el motivo para el proveedor y haga clic en Rechazar y notificar.
| Mención en el documento | Lo que significa |
|---|---|
| Por verificar | El documento espera su decisión |
| Validado | Usted ha validado el documento |
| No conforme | Usted ha rechazado el documento |
| Caduca pronto | Se acerca el final de la validez |
| Documento caducado | La validez ha vencido: hay que subir un documento nuevo |
Enviar un recordatorio a un expediente incompleto
Paso a paso
- 1
Abra la pestaña Cumplimiento.
- 2
Localice la parte «Expedientes incompletos»: enumera, para cada proveedor, los pasos que faltan.
- 3
En la línea del proveedor, haga clic en Enviar recordatorio al/a la limpiador/a. Aparece el mensaje «Recordatorio enviado a la cuenta del/de la limpiador/a».
Abrir el expediente de un proveedor
Paso a paso
- 1
Baje hasta «Expedientes de los proveedores». La tabla indica, por proveedor, sus «Documentos requeridos» (por ejemplo «4 de 5 al día», y luego el documento que falta: «Permiso de residencia: por entregar»), el número de documentos «Por validar» por usted, sus alertas y su estado.
- 2
Haga clic en una línea. Se abre la ventana «Expediente del/de la limpiador/a».
- 3
Lea los «Pasos de cumplimiento» y los «Documentos subidos».
- 4
Haga clic en Consultar para abrir un documento.
| Estado del expediente | Lo que significa |
|---|---|
| Conforme | Todos los pasos están validados |
| Por validar | Todo está subido, queda al menos un documento que usted debe validar |
| Incompleto | Falta al menos un paso |
Preguntas frecuentes
¿Dónde sube el proveedor sus documentos?
En «Mis documentos», desde su cuenta. Cada documento subido llega a la pestaña Cumplimiento, parte «Pendientes».
¿Se puede volver atrás en una alerta aceptada?
Sí. En el documento, haga clic en «Restablecer las alertas»: aparece el mensaje «Alertas restablecidas».
¿Qué ocurre si elimino un documento de la lista?
Deja de solicitarse a los proveedores. Los archivos ya subidos permanecen en su expediente.
¿Se puede hacer firmar un contrato al proveedor?
Sí. En «Selección de documentos de cumplimiento», haga clic en «Añadir un contrato»: usted escribe el texto en el software, o sube su PDF y coloca las casillas que hay que rellenar y firmar.
¿Se puede pagar a un proveedor cuyo expediente aún no está validado?
Sí, si usted lo acepta. En Configuración › Organización › Reglas de funcionamiento, active «Aceptar facturas sin cumplimiento validado». El proveedor puede entonces enviar su factura: lleva la mención «Presentada sin cumplimiento validado». En el pago, una ventana se lo recuerda; si el expediente sigue sin validarse, la factura y el expediente del proveedor llevan la mención «Pagada sin cumplimiento validado», con la fecha del pago.