Verbinden Sie einen iCal-Kalender
Fügen Sie den Kalenderlink von Airbnb, Booking.com oder Abritel in das Profil einer Unterkunft ein, damit ihre Aufenthalte von selbst im Dienstplan erscheinen.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Ein iCal-Link ist die Adresse des Kalenders eines Inserats auf einer Buchungsplattform. Fügen Sie ihn in das Profil der Unterkunft ein, werden ihre Aufenthalte automatisch in den Dienstplan übernommen. So verknüpfen Sie Airbnb, Booking.com und Abritel (Vrbo), Unterkunft für Unterkunft. Rechnen Sie mit 2 Minuten je Unterkunft.
Sie nutzen eine Verwaltungssoftware? Verknüpfen Sie sie lieber in einem Zug: Verbinden Sie Ihre Verwaltungssoftware.
Was der Link synchronisiert
| Angabe | Richtung | Bemerkung |
|---|---|---|
| Aufenthalte des Inserats | Von der Plattform zu The Big One | Werden automatisch in den Dienstplan der Unterkunft übernommen |
| Unterkünfte | Keine | Die Unterkunft muss in The Big One bereits vorhanden sein |
| Reinigungen, Einsätze | Keine | Es wird nichts an die Plattform zurückgesendet |
Bevor Sie beginnen
- Die Unterkunft ist im Menü Unterkünfte vorhanden. Wenn nicht, legen Sie sie an oder importieren Sie Ihre Unterkünfte.
- Sie haben den Exportlink des Kalenders des Inserats: eine Adresse, die oft auf .ics endet. Sie kopieren ihn auf der Buchungsplattform.
- Sie sind Administrator oder Manager.
Einer Unterkunft einen Kalender hinzufügen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Unterkünfte.
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Klicken Sie in der Zeile der Unterkunft auf Unterkunftsprofil.
- 3
Öffnen Sie den Tab „Verbindung“. Die Karte „iCal-Kalender“ erscheint.
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Geben Sie in „Bezeichnung (optional)“ einen Namen ein, an dem Sie den Kalender erkennen, zum Beispiel „Airbnb“.
- 5
Fügen Sie in „iCal-Link“ den auf der Plattform kopierten Link ein.
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Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Meldung „Kalender hinzugefügt · importierte Aufenthalte: …“ erscheint und der Kalender steht in der Karte.
Einen Kalender prüfen und aktualisieren
Schritt für Schritt
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Lesen Sie in der Karte „iCal-Kalender“ die Zeile des Kalenders: die Zahl der Aufenthalte und das Datum des letzten Lesens.
- 2
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Kalender der Unterkunft sofort neu zu lesen. Die Meldung „Aktualisierte Aufenthalte: …“ erscheint.
- 3
Schalten Sie den Schalter eines Kalenders aus, um ihn zu pausieren: Er wechselt von „Aktiv“ zu „Inaktiv“.
| Hinweis | Was er bedeutet |
|---|---|
| „… Aufenthalte · zuletzt gelesen am …“ | Der Kalender wurde gelesen, mit dieser Zahl von Aufenthalten |
| „Nie gelesen“ | Der Kalender wurde noch nicht gelesen |
| „Aktiv“, „Inaktiv“ | Der Kalender wird gelesen oder ist pausiert |
Wenn ein Kalender nicht mehr antwortet
Jeder aktive Kalender wird automatisch alle 15 Minuten gelesen. Nach 3 verpassten Lesevorgängen hintereinander (Link antwortet nicht mehr, Kalender nicht lesbar oder Link seit 45 Minuten nicht gelesen) gilt der Kalender als „gestört“, und an drei Stellen erscheint eine Warnung.
| Ansicht | Was erscheint |
|---|---|
| Kalender | Die rote Markierung „iCal-Kalender gestört“ unter dem Namen der Unterkunft |
| Unterkunftsblatt | Der Hinweis „iCal-Kalender gestört: Die Buchungen dieser Unterkunft werden nicht mehr aktualisiert.“ mit der Uhrzeit des letzten erfolgreichen Lesevorgangs |
| Warnungen & Status | Die Zeile „iCal-Kalender gestört —“, gefolgt vom Namen der Unterkunft |
Schritt für Schritt
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Klicken Sie im Unterkunftsblatt oder unter Warnungen & Status auf Kalender anzeigen. Der Reiter „Verbindung“ des Blatts öffnet sich.
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Lesen Sie die Meldung unter dem Kalender und klicken Sie dann auf Aktualisieren.
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Lässt sich der Kalender weiterhin nicht lesen, kopieren Sie den Link erneut auf der Plattform und ersetzen Sie den Kalender.
Die Warnung verschwindet von selbst, sobald der Link wieder antwortet.
Einen Kalender löschen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Karte „iCal-Kalender“ auf den Papierkorb des Kalenders. Das Fenster „Diesen Kalender löschen?“ öffnet sich.
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Klicken Sie auf Löschen. Die Meldung „Kalender gelöscht“ erscheint.
Die Links vieler Unterkünfte hinzufügen
Bei vielen Unterkünften nutzen Sie die Excel-Datei der Unterkünfte: Sie hat eine Spalte für den iCal-Link.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie Einstellungen › Workflows & Integrationen › Integrationen.
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Klicken Sie auf der Karte Airbnb, Booking.com oder Abritel (Vrbo) auf So geht's.
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Klicken Sie auf Excel-Datei importieren. Der Import der Unterkünfte öffnet sich.
Das Weitere steht in Importieren Sie Ihre Unterkünfte.
Häufige Fragen
Lassen sich einer Unterkunft mehrere Kalender hinzufügen?
Ja. Fügen Sie je Plattform einen Kalender hinzu, jeden mit seiner Bezeichnung.
Müssen die Kalender von Hand aktualisiert werden?
Nein. Die Aufenthalte werden automatisch übernommen: Jeder aktive Kalender wird alle 15 Minuten gelesen. Die Schaltfläche „Aktualisieren“ dient dazu, sofort zu lesen, ohne zu warten.
Werden die Reinigungen an Airbnb oder Booking.com gesendet?
Nein. Der iCal-Link liest nur die Aufenthalte des Inserats.
Was geschieht mit den Aufenthalten, wenn ich den Kalender lösche?
Die kommenden Aufenthalte aus diesem Link werden aus dem Dienstplan entfernt. Der vergangene Verlauf bleibt erhalten.