Preparar los mensajes de factura y reclamar los impagados
Escriba las plantillas de correo que acompañan a sus facturas, elija una plantilla por cliente o por periodo, configure sus niveles de recordatorio y envíe recordatorios de las facturas atrasadas.
El vídeo de esta guía llegará pronto.
Cada factura sale con un correo electrónico. La pantalla «Envío de informes» sirve para escribir esos correos de una vez por todas: una plantilla por tipo de documento, una plantilla particular para un cliente o para un periodo, y recordatorios para las facturas atrasadas. Calcule 10 minutos para sus primeras plantillas.
Con sus plantillas listas, envíe o programe sus facturas. Para cobrar sin enviar recordatorios, consulte cobrar a sus clientes por SEPA. El tipo de impuesto que recogen los mensajes se configura en los impuestos y el IVA.
Crear una plantilla de mensaje
Paso a paso
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Abra Finanzas › Informes y facturas y haga clic en Ajustes.
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Haga clic en «Envío de informes». Aparece la pestaña Plantillas.
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Haga clic en Nueva plantilla. Se abre la ventana «Nueva plantilla».
- 4
Introduzca el «Nombre» de la plantilla, elija su «Ámbito» y el «Idioma del mensaje».
- 5
Escriba el «Asunto del correo electrónico» y el «Cuerpo del mensaje».
- En «Variables», haga clic en una variable para añadirla al texto: se sustituirá por el valor real en el momento del envío.
- «Vista previa» muestra el mensaje tal como lo leerá el cliente.
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Marque «Plantilla principal de este ámbito» para que se use por defecto.
- 7
Haga clic en Guardar. Se muestra el mensaje «Plantilla guardada».
| Ámbito | Cuándo se usa la plantilla |
|---|---|
| Factura inicial | Al enviar una factura |
| Factura complementaria | Al enviar una factura que completa otra |
| Abono | Al enviar un abono |
| Recordatorio | Para enviar un recordatorio de una factura atrasada |
| Grupo de variables | Lo que contiene |
|---|---|
| Cliente e informe | Nombre del cliente, nombre del contacto, correo de facturación, periodo, número de informe, número de apartamentos y de servicios |
| Factura (software de contabilidad) | Número, fecha, vencimiento, totales, importe del IVA, enlace a la factura, importe pendiente, estado del pago |
| Datos bancarios | Cuenta / IBAN y BIC de su empresa |
| Recordatorio | Días de retraso, fecha del recordatorio |
Elegir una plantilla para un cliente
Paso a paso
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Haga clic en la pestaña Asignaciones.
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En «Ámbito», elija el tipo de documento.
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En la línea del cliente, elija la plantilla en la columna «Plantilla asignada». La columna «Aplicada hoy» muestra la plantilla que se enviaría hoy.
Para varios clientes a la vez:
Paso a paso
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Marque los clientes.
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En «Aplicar una plantilla a la selección», elija la plantilla.
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Haga clic en el botón «Aplicar» y después en Sí, aplicar. Se muestra el mensaje «Plantilla aplicada a … clientes».
Prever un mensaje para un periodo
Hágalo para un mensaje que solo vale entre dos fechas: unas vacaciones, un cambio de datos bancarios.
Paso a paso
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Haga clic en la pestaña Periodos.
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Introduzca un «Nombre», por ejemplo «Vacaciones de verano», y elija la «Plantilla».
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En «Destinatarios», elija los clientes afectados.
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Elija las fechas «Desde» y «Hasta».
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Elija el «Evento» que se compara con el periodo.
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Haga clic en Añadir el periodo. Se muestra el mensaje «Periodo añadido» y el periodo se incorpora a la tabla.
| Campo | Opciones |
|---|---|
| Destinatarios | «Todos los clientes», «Solo estos clientes» o «Todos excepto estos clientes» |
| Evento | «Fecha de la factura»: el periodo se compara con la fecha de la factura. «Fecha del envío»: con el día en que sale el mensaje |
Fuera del periodo, el software vuelve a la plantilla principal.
Configurar los niveles de recordatorio
Un nivel indica a partir de cuántos días después del vencimiento se propone un recordatorio, y con qué plantilla.
Paso a paso
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Haga clic en la pestaña Recordatorios. Aparece el bloque «Niveles de recordatorio».
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Introduzca un nombre, por ejemplo «Primer recordatorio».
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En «Días tras el vencimiento», introduzca el número de días.
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Elija una plantilla de ámbito «Recordatorio».
- 5
Haga clic en Añadir. El nivel se incorpora a la tabla, indicado por ejemplo como «D+7».
Enviar un recordatorio de una factura impagada
Debajo de los niveles, la tabla «Facturas impagadas» enumera las facturas validadas, no saldadas y cuyo vencimiento ha pasado.
Paso a paso
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Lea la línea de la factura: vencimiento, días de retraso, importe pendiente, último recordatorio.
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Haga clic en Recordar. El botón indica el nivel alcanzado, por ejemplo «Recordar D+15». Se muestra el mensaje «Recordatorio enviado a …».
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Para varias facturas, márquelas y haga clic en el botón «Enviar recordatorios a la selección». Confirme con Sí, enviar recordatorios.
Preguntas frecuentes
¿Los recordatorios se envían solos?
No. El software enumera las facturas atrasadas y propone el nivel adecuado; el recordatorio se envía cuando usted hace clic en «Recordar».
¿En qué idioma hay que escribir una plantilla?
En el idioma elegido en «Idioma del mensaje». Los clientes que tienen ese idioma reciben esa plantilla de preferencia; si no hay plantilla en su idioma, se aplica la plantilla elegida.
¿Qué ocurre si elimino una plantilla?
Se elimina definitivamente, tras la confirmación. Compruebe antes que ningún cliente ni ningún periodo la utilice.
¿Dónde se configura el plazo de vencimiento de las facturas?
En Finanzas › Informes y facturas, «Ajustes» y después «Mis datos»: campo «Plazo de vencimiento (días)» del bloque «Facturación».
¿Se descuenta un abono del importe pendiente?
Sí. La línea de la factura muestra «abono descontado» y el importe pendiente lo tiene en cuenta.