Verificar, facturar y enviar las facturas del mes
Siga a cada cliente en cuatro pasos —verificar, facturar, enviar, pagada— en una sola pantalla, con un solo botón cada vez.
Todas las facturas de un mes están reunidas en una sola pantalla. Cada cliente avanza en cuatro pasos: «Verificar», «Facturar», «Enviar», «Pagada». Use este artículo a principios de mes, para facturar el mes pasado. Calcule de 2 a 3 minutos por cliente cuando no hay ningún punto por revisar.
Una factura ya validada se corrige con un abono: consulte Vincular su software de contabilidad y emitir un abono. Lo que el cliente ve por su parte se describe en El extracto y los precios en el portal del cliente.
Leer la pantalla del mes
Paso a paso
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Abra el menú Finanzas › Informes y facturas. La pantalla se abre en el mes pasado, el que se factura.
- 2
Cambie de mes con las dos flechas situadas junto al mes.
- 3
Haga clic en una de las cifras de arriba: «Por verificar», «Listas», «Facturadas», «Enviadas» o «Pagadas». La lista solo muestra esas facturas; un segundo clic las muestra todas. La sexta cifra es el «Total del mes», con impuestos.
- 4
Haga clic en un cliente. En una pantalla grande, su vista previa aparece junto a la lista, con las pestañas «Informe», «Factura» e «Historial».
- 5
Abra «⋯» al final de la línea para las demás acciones. El botón de la línea es siempre el del paso en curso.
| En «⋯» | Lo que hace |
|---|---|
| Descargar el PDF | Guarda el informe de limpieza en PDF |
| Vista del cliente | Muestra el PDF y la factura en el portal del cliente, tal como el cliente los verá |
| Ver la factura | Muestra la factura creada por su software de contabilidad |
| Volver a verificar | Antes de facturar: la factura vuelve al paso «Verificar» |
| Corregir | Después de facturar: crea un abono o una factura complementaria |
| Programar el envío | Elige la fecha y la hora del envío al cliente |
| Historial | Dice quién modificó qué línea, cuándo y por qué |
Configurar los precios y los clientes que faltan
Hágalo primero: un alojamiento sin tarifa o sin cliente al que facturar no entra en ningún informe.
Paso a paso
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En la parte superior de la pantalla, haga clic en Precio y cliente por configurar. Se abre la ventana del mismo nombre, que cuenta los alojamientos afectados.
- 2
En el bloque «Sin tarifa», introduzca el «Precio sin imp.» de cada alojamiento.
- El precio marcado como «Sugerido» procede de su tabla de tarifas. No se guarda nada hasta que usted lo valide.
- 3
En el bloque «Sin cliente al que facturar», haga clic en «Elegir el cliente» y elija el cliente del alojamiento.
- 4
Haga clic en Guardar todo. Se abre la ventana «¿Guardar … alojamientos?».
- 5
Confirme con «Guardar todo». Los alojamientos entran en los informes. Cuando no queda ninguno, la ventana muestra «Todo está configurado».
Verificar una factura
Paso a paso
- 1
En la línea del cliente, haga clic en Verificar. La factura se muestra tal como el cliente la verá, línea por línea.
- 2
Resuelva los puntos por revisar, que aparecen arriba bajo «… puntos por revisar antes de facturar». Cada punto tiene su botón (tabla siguiente).
- 3
Haga clic en una línea para modificarla. El panel «De dónde viene el precio» detalla el cálculo.
- 4
En «Modificar esta línea», rellene lo que cambia y escriba el «Motivo (visible solo para el equipo)».
- 5
Haga clic en Aplicar. La línea lleva la mención «modificado» y aparece el mensaje «Línea modificada para todo el equipo».
- «Deshacer mis cambios» restablece el precio calculado.
- «Quitar de la factura» retira la línea. Queda bajo «… líneas quitadas de la factura», con el botón «Recuperar».
- 6
Si lo necesita, escriba una nota en «Mensaje al cliente» y haga clic en «Guardar el mensaje». Se añade al correo y al final del informe de limpieza, para ese mes.
- 7
Haga clic en Validar la verificación. Aparece el mensaje «…: lista para facturar» y la factura pasa a «Listas».
| Punto por revisar | Botón |
|---|---|
| Limpieza aún no validada | «Validar», o «Validar todo» para todas las limpiezas de la lista |
| Alojamiento sin precio | «› Poner un precio» |
| Servicio duplicado | «Ver la línea» |
| Servicio ya facturado | «Quitar de la factura» |
| Cliente sin correo de facturación | «Completar la ficha del cliente» |
| Abono creado en el software de contabilidad sin factura | «Vincular a esta factura» |
| En «Modificar esta línea» | Lo que hace |
|---|---|
| + Tiempo extra | Añade tiempo de limpieza a la línea |
| + Juego de lencería extra | Añade lencería como suplemento |
| Descuento (%) | Rebaja la línea en un porcentaje |
| Ajuste libre (±) | Añade o quita un importe |
| Comentario visible para el cliente | Añade un comentario que el cliente podrá leer |
| Facturar a | Pasa la línea a la factura de otro cliente: lleva la mención «reasignado» |
Emitir la factura
Paso a paso
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En la línea de una factura lista, haga clic en Facturar. La ventana «¿Emitir la factura de …?» recuerda el importe con impuestos.
- 2
Confirme con «Emitir la factura». Aparece el mensaje «…: factura validada»: la factura tiene su número legal en el software de contabilidad y lleva adjunto el informe de limpieza.
- 3
¿Varias facturas listas, sin puntos por revisar? Haga clic en el botón «Facturar todo (…)» y confirme con «Sí, facturar todo (…)».
Enviar al cliente
Paso a paso
- 1
En la línea de una factura validada, haga clic en Enviar al cliente. La ventana «Enviar la factura de …» muestra la dirección del cliente.
- 2
Para un envío inmediato, haga clic en Enviar ahora. Aparece el mensaje «…: factura enviada». La factura y el informe de limpieza salen juntos, con su mensaje al cliente.
- 3
Para un envío posterior, elija la fecha y la hora en «Enviar más tarde (hora de París)» y haga clic en el botón «Programar para el …». La línea muestra «Envío previsto el …».
- Para cancelar: abra «⋯ › Envío programado…» y haga clic en «Cancelar el envío programado». Es posible mientras el correo no haya salido.
Facturar en fechas libres
Para un informe que no sigue el mes: una quincena, una estancia larga, el final de un contrato.
Paso a paso
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Haga clic en el mes, en la parte superior de la pantalla. Se abre el selector de periodo.
- 2
Elija «Fechas libres».
- 3
Introduzca «Del» y «Al», o haga clic en un atajo: «Este mes», «Mes pasado», «Últimos 30 días», «Este trimestre».
- 4
Haga clic en Aplicar. La lista, las cifras y el panel pasan a esas fechas, sin cambiar de página.
- 5
Verifique cada informe y haga clic en Guardar todo, al final de la lista. Cada informe recibe su número y se une a la lista del mes de su fecha de fin.
- Para un solo cliente: «⋯ › Validar y guardar».
- Al final de la lista, «CSV» y «Todo en PDF» exportan los informes del periodo.
- 6
Vuelva a abrir el selector y elija «Mes». Facture y envíe el informe desde la lista del mes.
Tratar varios clientes a la vez
Paso a paso
- 1
Marque los clientes en la lista, o haga clic en «Seleccionar todo». Aparece una barra abajo, con el número de clientes seleccionados.
- 2
Haga clic en la acción deseada. Cada acción solo trata a los clientes que están en el paso adecuado.
- 3
Confirme en la ventana que se abre. Indica las líneas que se dejan de lado, y por qué.
| Botón de la barra | Lo que hace |
|---|---|
| Verificar (…) | Valida la verificación de los clientes que no tienen ningún punto por revisar |
| Pasar a facturación (…) | Valida las facturas listas en el software de contabilidad |
| Enviar (…) | Envía enseguida el informe y la factura a cada cliente |
| Cobrar (…) | Inicia el adeudo directo SEPA: para cada factura, el importe pendiente |
| Volver a revisar (…) | Devuelve las facturas aún no facturadas al paso «Verificar» |
| Descargar los PDF (…) | Guarda los informes en PDF |
Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar una factura después de «Facturar»?
No. Una factura validada conserva su número legal y ya no se modifica. Abra «⋯ › Corregir» para crear un abono o una factura complementaria.
¿Qué ocurre si modifico una línea después de validar la verificación?
La línea del cliente lleva la mención «Por revalidar». Vuelva a abrir la factura y haga clic de nuevo en «Validar la verificación» antes de facturarla.
¿Cómo cobrar a un cliente que tiene un mandato SEPA?
Para ese cliente, se añade un paso «Cobrado» entre el envío y el pago. Haga clic en el cliente, abra la pestaña «Factura» y haga clic en Cobrar y en Confirmar el cobro. Deje «Fecha de cobro» vacía para cobrar lo antes posible.
¿Cómo ver lo que ha cambiado respecto al mes pasado?
En la línea del cliente, un porcentaje compara su total con el mes pasado. Haga clic en él: la ventana «…: comparado con el mes pasado» enumera los alojamientos que más cambian.
¿Dónde están las plantillas de correo, los mandatos SEPA y el software de contabilidad?
En el botón «Ajustes», en la parte superior de la pantalla. Reúne «Aspecto de los informes», «Envío de informes» (plantillas de correo y recordatorios), «Mis datos» y «Facturación» (software contable). Lo que el programa hace solo se configura en Finanzas › Tarifas y reglas › Reglas de tarificación. Los mandatos y adeudos SEPA están en el menú Finanzas › Pagos recibidos. Los clientes están en el menú Finanzas › Clientes; «Alertas» y «Archivo» están encima de la lista de informes.
¿Cómo pongo mis informes en mi color?
En «Ajustes» y luego «Aspecto de los informes»: elija uno de los colores propuestos, escriba su código de color o use el color de su logotipo. La vista previa muestra el informe tal como lo recibirán sus clientes. El color se aplica a todos los PDF del software; el software conserva sus colores.