Vincular su software de contabilidad y emitir un abono
Vincule su software de contabilidad para crear en él sus facturas con su número legal y, después, corrija una factura ya validada con un abono o una factura complementaria.
Una factura validada ya no se modifica. Para rebajarla o anularla, se crea un abono; para añadir líneas olvidadas, una factura complementaria. Use este artículo en cuanto un cliente señale un error en una factura ya emitida. Calcule 2 minutos para un abono.
Los pasos anteriores, de la verificación al envío, se describen en Verificar, facturar y enviar las facturas del mes.
Vincular su software de contabilidad
Se hace una sola vez. Con un software de contabilidad vinculado, cada factura se crea en él con su número legal: es una factura electrónica.
Paso a paso
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Abra el menú Configuración › Flujos e integraciones.
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Haga clic en la pestaña «Integraciones» y después en el filtro «Software de contabilidad».
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En la tarjeta de su software, por ejemplo Pennylane, haga clic en «Añadir una cuenta».
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En «Clave de API», pegue la clave creada en su software de contabilidad y haga clic en Guardar. La tarjeta muestra «Conectado».
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Abra el menú Finanzas › Clientes. La columna «Software de contabilidad» indica «No vinculado» para sus clientes.
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Haga clic en Exportar al software de contabilidad. Sus clientes se crean en él: la columna pasa a «Vinculado a Pennylane».
A partir de entonces, en la pantalla de facturas, el botón «Facturar» crea cada factura en el software de contabilidad.
Elegir la corrección adecuada
La ventana «Corregir» empieza con la pregunta «¿Qué desea corregir?».
| Opción | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Quitar o rebajar líneas → un abono | Una limpieza facturada de más, un importe demasiado alto |
| Añadir líneas olvidadas → una factura complementaria | Una limpieza o un suplemento olvidado |
| Anular todo → un abono total | Hay que anular toda la factura |
Crear un abono
Paso a paso
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Abra el menú Finanzas › Informes y facturas, en el mes de la factura.
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En la línea del cliente, abra «⋯» y haga clic en Corregir. Se abre la ventana «Corregir la factura de … (n.º …)», en el «Paso 1 de 3».
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Elija «Quitar o rebajar líneas → un abono» y haga clic en Siguiente.
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En «Elija las líneas y el nuevo importe», marque cada línea que haya que corregir e introduzca su «Nuevo importe sin impuestos (0 = quitar)».
- Con «Anular todo → un abono total» no hay nada que marcar: se quitan todas las líneas.
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Haga clic en Siguiente. El paso 3 muestra el abono: la factura de origen y el importe sin impuestos.
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Haga clic en Crear el abono. Se abre la ventana «¿Crear el abono?».
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Confirme con «Crear el abono». Aparece el mensaje «Abono creado».
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Haga clic en Enviar al cliente para enviar el abono por correo, a la dirección de facturación del cliente. Si no, haga clic en «Cerrar».
Añadir líneas olvidadas
Paso a paso
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En la línea del cliente, abra «⋯» y haga clic en «Corregir».
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Elija «Añadir líneas olvidadas → una factura complementaria» y haga clic en «Siguiente».
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En «Limpiezas del mes que faltan en la factura:», marque las limpiezas que haya que añadir.
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Para otra línea, haga clic en «Añadir una línea» y rellene «Alojamiento», la fecha, «Descripción» e «Importe sin impuestos».
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Haga clic en «Siguiente» y después en Crear la factura complementaria. Tras la confirmación, aparece el mensaje «Factura complementaria creada».
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Haga clic en «Enviar al cliente» para enviarla por correo.
Encontrar un abono y su efecto en el pago
Paso a paso
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En Finanzas › Informes y facturas, localice la pastilla «Abono» en la línea de la factura. El importe mostrado es el neto a pagar: los abonos validados ya están descontados.
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Abra «⋯» y haga clic en «Ver el abono». El PDF del abono se abre en una ventana del software, con el botón «Descargar el abono».
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Haga clic en el cliente y abra la pestaña «Factura» de su vista previa. Ahí se leen «Facturado», «Abonos» y «Neto a pagar», y después cada abono con su estado.
| Estado del abono | Lo que significa |
|---|---|
| validado | El abono se descuenta del neto a pagar y del próximo adeudo directo |
| borrador | Aún no descontado: bloquea el adeudo directo mientras no se valide o se elimine |
| anulado | El abono ya no cuenta |
| por hacer en otro programa | La corrección queda anotada aquí; el abono hay que hacerlo en su programa de facturación |
Vincular un abono creado en el software de contabilidad
Un abono creado directamente en Pennylane se lee solo: varias veces al día, al abrir la factura y justo antes de cada adeudo directo. Se vincula a su factura si se creó desde esa factura, o si su concepto cita el número de la factura. Si no, espera su decisión y bloquea el adeudo directo del cliente.
Paso a paso
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Abra la factura del cliente: botón «Verificar», o «Abrir el informe» en su vista previa. Aparece el punto por revisar «Abono … creado en Pennylane sin factura: bloquea el adeudo».
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Haga clic en Vincular a esta factura. El abono se une a los abonos de la factura.
- ¿El abono no corresponde a ninguna factura? Haga clic en «No corresponde a esta factura» y confirme: ya no bloqueará el adeudo directo.
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Otra solución: en su software de contabilidad, escriba el número de la factura en el concepto del abono. Se vinculará en la siguiente lectura.
Preguntas frecuentes
¿Se puede eliminar un abono creado por error?
No. Un abono validado conserva su número legal. Para dar marcha atrás, cree una factura complementaria por el mismo importe con «⋯ › Corregir».
¿Es mejor crear el abono aquí o en el software de contabilidad?
Aquí, con «Corregir». Las líneas del informe, el portal del cliente y el neto a pagar quedan al día enseguida, sin esperar a la siguiente lectura.
¿Se avisa al cliente del abono?
Solo si hace clic en «Enviar al cliente»: el abono sale entonces por correo. Si no, lo ve en su portal del cliente, debajo de su factura.
¿Qué ocurre si el informe no tiene factura en el software de contabilidad?
La corrección se guarda en The Big One, pero no se crea ningún abono: hay que hacerlo a mano en su software. La ventana le indica el importe sin impuestos y con impuestos que debe trasladar.