Invite a su equipo
Invite a sus limpiadores y gestores por correo electrónico, de uno en uno o a varios a la vez, y envíe el enlace usted mismo si el correo no se lee.
Cada persona de su equipo recibe una invitación por correo electrónico, abre el enlace y elige su contraseña. Utilice este artículo para invitar a una persona, invitar a varias a la vez o volver a contactar a alguien que no ha recibido su correo. Calcule unos 3 minutos para una primera invitación.
Una vez invitado el equipo, prepare las listas de tareas y luego asigne a sus primeros limpiadores.
Elegir el rol y las actividades
El rol indica lo que la persona puede abrir. Las actividades indican lo que hace sobre el terreno.
| Rol | Lo que ve la persona |
|---|---|
| Personal de campo | Sus servicios, en el teléfono |
| Admin | Todo, incluidos la facturación y los ajustes |
| Gestor/a | Planificación, equipo, alojamientos |
| Gestor/a de limpieza | Planificación, equipo y calidad de la limpieza |
| Gestor/a de entregas | Entregas y preparación de la lencería. Se ofrece si el módulo Entrega está activado |
Una persona de campo tiene una o varias actividades. Estas abren sus pantallas:
| Actividad | Pantalla que abre |
|---|---|
| Limpieza, Lencería, Inspección | El espacio del personal de limpieza. Con la actividad Lencería, también la pantalla «Preparación de la lencería» si el módulo Preparación de la lencería está activado |
| Entrega | La pantalla Entregas. Se ofrece si el módulo Entrega está activado |
| Mantenimiento | El espacio de mantenimiento. Se ofrece si el módulo Mantenimiento está activado |
Invitar a una persona
Paso a paso
- 1
Abra el menú Equipo › Equipo, o Configuración › Accesos › Usuarios.
- 2
Haga clic en Invitar a un usuario. Se abre la ventana «Invitar a un usuario»: los datos a la izquierda y, a la derecha, lo que verá la persona.
- 3
En «Quién», introduzca el «Correo electrónico» (obligatorio), el «Nombre completo» y el «Teléfono».
- 4
En «Rol», elija el rol de la persona. La columna de la derecha muestra enseguida su menú.
¿Es usted gestor? La lista solo ofrece los roles que puede invitar.
- 5
Para una persona de campo, marque sus «Actividades (lo que hace)».
- «Contrato y pago» es opcional: «Asalariado/a», «Autónomo/a» o «Más tarde». «Más tarde» no crea nada.
- 6
Si lo necesita, abra «Más opciones»:
- «Idioma de la invitación»: elija el idioma del correo.
- Limite los departamentos, clientes y alojamientos que ve la persona.
- «Solicitar los documentos de cumplimiento» está marcada al principio. En «Documentos solicitados a esta persona», desmarque un documento para no pedírselo.
- 7
Haga clic en Enviar la invitación. Aparece la pantalla «Invitación enviada» y la persona figura en la lista.
Enviar el enlace usted mismo
Hágalo justo después del envío, cuando el correo corre el riesgo de no leerse.
Paso a paso
- 1
En la pantalla «Invitación enviada», localice el recuadro «¿Teme que no se lea el correo?».
- 2
Haga clic en Crear un enlace para compartir. Aparece el enlace personal, ya copiado: el mensaje «Enlace copiado» lo confirma.
- 3
Pegue el enlace en un mensaje para la persona.
- 4
Haga clic en Listo, o en «Invitar a otra persona» para volver a abrir la ventana vacía.
Invitar a varias personas
Paso a paso
- 1
Encima de la lista, haga clic en Invitar a varias personas.
- 2
Rellene una línea por persona: «Correo electrónico», «Nombre completo», «Teléfono», «Rol» y, después, las actividades de una persona de campo.
- «Añadir una línea» añade una persona.
- «Pegar una lista de correos» crea una línea por dirección: una dirección por línea, o separadas por comas.
- «Elegir el mismo rol para todos», cuando se ofrece, rellena el rol de todas las líneas.
- 3
Corrija las líneas en rojo. Mientras quede alguna, se muestra el mensaje «Complete las líneas en rojo antes de enviar.».
- 4
Haga clic en el botón de envío, por ejemplo Enviar 3 invitaciones. Cada persona recibe su correo, en el idioma de la empresa, y figura en la lista.
- Para crear las cuentas sin enviar ningún correo, haga clic en Crear sin enviar. Las personas figuran en la lista con «Invitación no enviada», y el resumen propone Enviar las 3 invitaciones ahora.
Importar un archivo Excel o CSV
En ordenador, para crear muchas cuentas de una vez, con las mismas opciones que la invitación.
Paso a paso
- 1
Encima de la lista, haga clic en Importar un CSV. Se abre la ventana «Importar usuarios (CSV)».
- 2
Haga clic en Descargar una plantilla. Recibe un archivo Excel: una columna por dato, una indicación bajo cada título, dos filas de ejemplo que reemplazar.
- 3
Rellene una fila por persona en Excel o Numbers. Los menús desplegables proponen las opciones de su empresa:
- «Rol»: un rol, «Agente de campo» o un tipo de acceso.
- «Actividades» (agente de campo): Limpieza, Ropa, Control, Reparto, Mantenimiento; varias, separadas por una coma.
- «Estatus» (Más tarde, Asalariado, Independiente), «Paga» (al mes, por hora, por limpieza) e «Importe»: el contrato y la paga se crean como tras una invitación.
- «Idioma», «Departamentos autorizados», «Clientes autorizados», «Alojamientos autorizados (etiquetas)»: vacío significa todo.
- «Documentos de conformidad»: Sí (todos los documentos obligatorios), No, o la lista de documentos que pedir.
- 4
En «Archivo Excel o CSV», elija su archivo (.xlsx o .csv). El programa indica el número de filas detectadas y reconoce solo las columnas de la plantilla; para otro archivo, asocie cada columna.
- 5
En «Rol por defecto (si la columna está vacía)», elija el rol de las filas sin rol.
- 6
Compruebe la tabla: una fila en rojo dice qué falla (rol desconocido, cliente desconocido…). Corrija el archivo y vuelva a elegirlo.
- 7
Haga clic en el botón «Importar … fila(s)». Las cuentas se crean; todavía no sale ningún correo.
- ¿Algunas personas ya existen? Elija «Sobrescribir» o «Dejar tal cual».
- 8
Haga clic en Enviar las invitaciones. Los correos salen.
Enviar una invitación más tarde
Paso a paso
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Encima de la lista, haga clic en la pastilla «Invitaciones»: muestra a las personas que aún no han iniciado sesión.
- 2
Para una persona: abra su ficha y haga clic en Enviar la invitación en el recuadro «Invitación todavía no enviada». Aparece el mensaje «Invitación enviada por correo electrónico».
- 3
Para varias personas: márquelas, haga clic en Enviar la invitación encima de la lista y confirme en la ventana «¿Enviar 3 invitaciones?».
Reenviar una invitación
Paso a paso
- 1
En la lista, haga clic en la persona. Se abre su ficha.
- 2
Al pie de la ficha, haga clic en Reenviar la invitación. Se muestra el mensaje «Invitación reenviada por correo electrónico».
- ¿La persona ya ha activado su cuenta? Recibe en su lugar un correo para elegir una nueva contraseña.
- 3
¿El correo sigue sin llegar? Haga clic en Copiar un enlace de inicio de sesión y pegue el enlace en un mensaje para la persona.
| Mención junto a la persona | Lo que significa |
|---|---|
| «Invitación enviada» | La invitación ha salido; la persona aún no ha iniciado sesión |
| «Invitación no enviada» | La cuenta está creada y no ha salido ningún correo: envíe la invitación cuando quiera |
| «Invitación sin abrir» | La invitación espera desde hace más de 7 días: vuelva a contactar a la persona |
Preguntas frecuentes
¿Qué rol para un repartidor o un inspector?
El rol «Personal de campo». Marque después su actividad: Entrega para un repartidor, Inspección para un inspector.
¿En qué idioma sale la invitación?
Para una persona: en el idioma elegido en «Más opciones», campo «Idioma de la invitación». Con «Invitar a varias personas»: en el idioma de la empresa.
¿Se pueden cambiar el rol o las actividades después de la invitación?
Sí. Haga clic en la persona en la lista y abra la sección «Rol y actividades» de su ficha. Haga clic en una actividad para añadirla o quitarla.
¿Hay que configurar el contrato en la invitación?
No. Con «Más tarde» no se crea nada: el contrato y el pago se configuran cuando quiera en Equipo › Contratos.
¿Cómo no pedir ningún documento a una persona?
En «Más opciones», desmarque «Solicitar los documentos de cumplimiento». No se le pedirá ningún documento obligatorio y nunca se bloqueará por un documento que falte o haya caducado.