Automatiser la création des ménages avec les flux de travail

Les workflows

Un workflow, appelé « flux de travail » dans le logiciel, est une règle qui crée les missions à votre place, ou bloque des dates, à partir des réservations reçues de votre logiciel de réservation ou de vos liens iCal. Une fois réglé, il tourne seul.

Les flux se trouvent dans Paramètres › Flux et intégrations, onglet « Flux de travail ». L'écran est ouvert aux administrateurs et aux gestionnaires.

Créer un flux

1. Ouvrez Paramètres › Flux et intégrations et cliquez sur Créer un flux de travail. La fenêtre « Nouveau flux » s'ouvre : la phrase du flux d'un côté, « Ce que ça crée (aperçu) » de l'autre. 2. Donnez-lui un nom, par exemple « Ménage - Départ client ». 3. Choisissez le déclencheur : « Nouvelle réservation » (cas le plus courant), « Occupation » (pendant les séjours), « Poste vacant » (entre deux séjours) ou « Répétant » (chaque jour, tous les N jours, un jour par semaine). 4. Réglez la phrase en cliquant sur ses cases. Pour « Nouvelle réservation » : le moment (« le jour même », ou N jours avant ou après), le repère (« le départ du client » ou « l'arrivée du client »), l'heure (« sans heure fixe » ou une heure), la récurrence (à chaque réservation, une réservation sur deux, sur trois…) et, si besoin, la durée minimale et maximale du séjour en nuits. 5. Sous « Pour quels logements ? », gardez « Tous les logements actifs » ou ajoutez un filtre : « + Immeubles », « + Étiquettes », « + Uniquement… », « + Sauf… ». 6. Sous « Quelle tâche ? », réglez la mission créée : « Nom de la tâche créée », « Type » (Ménage, Inspection, Linge, Maintenance, Livraison ou Autre), « Modèle de liste de tâches », « Assignée à » (« Proposition du jour » ou « Un agent précis… »), « Priorité » et, si besoin, une description. Le « Temps prévu » est repris de la liste de tâches et de chaque logement. - Pour bloquer des dates à la place, cliquez sur « Bloquer des dates chez votre logiciel de gestion » : nombre de nuits et raison. 7. Vérifiez que le flux est « Actif », regardez l'aperçu, puis cliquez sur Enregistrer le flux. Le message « Flux de travail enregistré. » s'affiche.

Les flux actifs s'exécutent tout seuls toutes les 5 minutes, du jour même jusqu'à 60 jours devant. Dès qu'une réservation arrive, la mission apparaît dans le calendrier au bon jour, avec la liste de tâches choisie ; si la réservation change de dates, la mission pas encore commencée est recalée.

Dupliquer un flux

L'icône « Dupliquer » de la ligne ouvre une copie nommée « … (copie) », inactive : réglez-la (autre moment, autre liste de tâches, autres logements), activez-la, puis enregistrez. Rien ne tourne tant que la copie n'est pas active.

Exécuter à la demande

Exécuter tous les flux, en haut de la page, lance tout de suite les flux actifs sur les 30 prochains jours — utile juste après avoir relié un logiciel de réservation, pour rattraper les réservations déjà présentes. Le message indique le nombre de tâches planifiées et déplacées.

Désactiver ou supprimer

• Désactiver (interrupteur de la colonne « État ») : si le flux a déjà créé des missions à venir, une fenêtre propose Conserver les missions ou Supprimer les missions à venir. Seules les missions pas commencées sont supprimées ; les missions en cours ou terminées ne le sont jamais.
• Supprimer (corbeille) : la suppression est définitive. Si le flux a créé des tâches, choisissez « Supprimer les tâches » (le flux et ses tâches quittent le calendrier) ou « Conserver les tâches » (seul le flux est supprimé).

Bon à savoir : une mission créée par un flux et que vous déplacez à la main (fiche de la mission ou glisser-déposer dans le calendrier) est marquée comme déplacée manuellement : le recalage automatique ne la ramènera plus à sa date d'origine.

Bon à savoir : un flux ne crée jamais deux fois la même mission pour un même logement et un même jour. Si une mission manque, vérifiez d'abord que le logement reçoit bien ses réservations : logiciel de gestion relié dans Paramètres › Flux et intégrations, onglet « Intégrations », ou lien iCal.

Pour aller plus loin : [Créez un flux de travail](/aide/bien-demarrer/creer-un-workflow).