تجهيز رسائل الفواتير وتذكير أصحاب الفواتير غير المسدَّدة
اكتب قوالب البريد الإلكتروني التي ترافق فواتيرك، واختر قالبًا لكل عميل أو لكل فترة، واضبط مراحل التذكير، وذكّر بالفواتير المتأخرة.
فيديو هذا الدليل قادم قريبًا.
تُرسل كل فاتورة مع رسالة بريد إلكتروني. تُستخدم شاشة «إرسال التقارير» لكتابة هذه الرسائل مرة واحدة: قالب لكل نوع من المستندات، وقالب خاص لعميل أو لفترة، وتذكيرات للفواتير المتأخرة. احسب 10 دقائق لقوالبك الأولى.
بعد تجهيز قوالبك، أرسل فواتيرك أو جدول إرسالها. وللتحصيل دون تذكير، راجع تحصيل مستحقاتك من العملاء عبر SEPA. أما نسبة الضريبة التي تظهر في الرسائل فتُضبط في الضرائب وضريبة القيمة المضافة.
إنشاء قالب رسالة
خطوة بخطوة
- 1
افتح المالية ‹ التقارير والفواتير، ثم انقر على الإعدادات.
- 2
انقر على «إرسال التقارير». يظهر تبويب القوالب.
- 3
انقر على قالب جديد. تُفتح نافذة «قالب جديد».
- 4
أدخل «الاسم» الخاص بالقالب، واختر «النطاق» و«لغة الرسالة».
- 5
اكتب «موضوع البريد الإلكتروني» و«نص الرسالة».
- في «المتغيّرات»، انقر على متغيّر لإضافته إلى النص: سيُستبدل بالقيمة الحقيقية عند الإرسال.
- «معاينة» تعرض الرسالة كما سيقرؤها العميل.
- 6
حدّد «القالب الرئيسي لهذا النطاق» ليُستخدم افتراضيًا.
- 7
انقر على حفظ. تظهر رسالة «تم حفظ القالب».
| النطاق | متى يُستخدم القالب |
|---|---|
| الفاتورة الأولى | عند إرسال فاتورة |
| فاتورة تكميلية | عند إرسال فاتورة تكمّل فاتورة أخرى |
| إشعار دائن | عند إرسال إشعار دائن |
| التذكير | للتذكير بفاتورة متأخرة |
| مجموعة المتغيّرات | ما تحتويه |
|---|---|
| العميل والتقرير | اسم العميل، اسم جهة الاتصال، بريد الفوترة الإلكتروني، الفترة، رقم التقرير، عدد الشقق والخدمات |
| الفاتورة (برنامج المحاسبة) | الرقم، التاريخ، الاستحقاق، الإجماليات، مبلغ ضريبة القيمة المضافة، رابط الفاتورة، المبلغ المتبقي، حالة الدفع |
| البيانات المصرفية | البيانات المصرفية / IBAN ورمز BIC الخاصة بشركتك |
| التذكير | أيام التأخير، تاريخ التذكير |
اختيار قالب لعميل
خطوة بخطوة
- 1
انقر على تبويب التخصيصات.
- 2
في «النطاق»، اختر نوع المستند.
- 3
في سطر العميل، اختر القالب في عمود «القالب المخصَّص». يعرض عمود «المطبَّق اليوم» القالب الذي سيُرسل اليوم.
لعدة عملاء معًا:
خطوة بخطوة
- 1
حدّد العملاء.
- 2
في «تطبيق قالب على التحديد»، اختر القالب.
- 3
انقر على الزر «تطبيق»، ثم على نعم، طبّق. تظهر رسالة «طُبِّق القالب على … عميل».
تجهيز رسالة لفترة
يُفعل ذلك لرسالة لا تصلح إلا بين تاريخين: إجازة، أو تغيير في البيانات المصرفية.
خطوة بخطوة
- 1
انقر على تبويب الفترات.
- 2
أدخل «التسمية»، مثل «عطلة الصيف»، واختر «القالب».
- 3
في «الاستهداف»، اختر العملاء المعنيين.
- 4
اختر التاريخين «من» و«إلى».
- 5
اختر «الحدث» الذي يُقارن بالفترة.
- 6
انقر على إضافة الفترة. تظهر رسالة «تمت إضافة الفترة» وتنضم الفترة إلى الجدول.
| الحقل | الاختيارات |
|---|---|
| الاستهداف | «كل العملاء» أو «هؤلاء العملاء فقط» أو «الكل باستثناء هؤلاء العملاء» |
| الحدث | «تاريخ الفاتورة»: تُقارن الفترة بتاريخ الفاتورة. «تاريخ الإرسال»: باليوم الذي تُرسل فيه الرسالة |
خارج الفترة، يعود البرنامج إلى القالب الرئيسي.
ضبط مراحل التذكير
تحدد المرحلة بعد كم يوم من الاستحقاق يُقترح تذكير، وبأي قالب.
خطوة بخطوة
- 1
انقر على تبويب التذكيرات. يظهر قسم «مراحل التذكير».
- 2
أدخل تسمية، مثل «التذكير الأول».
- 3
في «الأيام بعد الاستحقاق»، أدخل عدد الأيام.
- 4
اختر قالبًا نطاقه «التذكير».
- 5
انقر على إضافة. تنضم المرحلة إلى الجدول، ويُكتب عليها مثلًا «ي+7».
التذكير بفاتورة غير مسدَّدة
تحت المراحل، يسرد جدول «الفواتير غير المسدَّدة» الفواتير المعتمدة التي لم تُسدَّد كاملة وتجاوزت تاريخ استحقاقها.
خطوة بخطوة
- 1
اقرأ سطر الفاتورة: الاستحقاق، أيام التأخير، المبلغ المتبقي، آخر تذكير.
- 2
انقر على تذكير. يذكر الزر المرحلة التي بلغتها الفاتورة، مثل «تذكير ي+15». تظهر رسالة «أُرسل التذكير إلى …».
- 3
لعدة فواتير، حدّدها، ثم انقر على الزر «إرسال تذكيرات للتحديد». أكّد بـنعم، أرسل التذكيرات.
الأسئلة الشائعة
هل تُرسل التذكيرات من تلقاء نفسها؟
لا. يسرد البرنامج الفواتير المتأخرة ويقترح المرحلة المناسبة؛ ويُرسل التذكير عندما تنقر على «تذكير».
بأي لغة أكتب القالب؟
باللغة المختارة في «لغة الرسالة». العملاء الذين هذه لغتهم يتلقون هذا القالب أولًا؛ وإذا لم يوجد قالب بلغتهم، يُطبَّق القالب المختار.
ماذا يحدث إذا حذفت قالبًا؟
يُحذف نهائيًا، بعد التأكيد. تحقق أولًا من أن لا عميل ولا فترة يستخدمه.
أين أضبط مهلة استحقاق الفواتير؟
في المالية ‹ التقارير والفواتير، «الإعدادات»، ثم «معلوماتي»: حقل «مهلة الاستحقاق (أيام)» في قسم «الفوترة».
هل يُخصم إشعار الدائن من المبلغ المتبقي؟
نعم. يعرض سطر الفاتورة «إشعار دائن مخصوم» ويأخذه المبلغ المتبقي في الحساب.