Composer la structure des fiches de propriété

Composer la structure des fiches de propriété

Chaque logement a une fiche (adresse, accès, wifi, linge à livrer…). Vous composez vous-même cette fiche : ses rubriques et ses cellules. Les valeurs déjà saisies restent liées à leur cellule, même si vous la renommez.

Ouvrir l'écran « Fiches de propriété »

Menu Logements, puis bouton Structure des Fiches de Propriété (administrateurs et gestionnaires, sur ordinateur). La fenêtre s'ouvre en plein écran, en trois parties : « Mes structures » à gauche, les rubriques au centre et l'aperçu « Ce que voit l'agent » à droite. Dans le guide « Bien démarrer », l'étape « Fiche de structure des logements » ouvre le même écran.

Un bandeau « Pourquoi la fiche de propriété est importante » rappelle à quoi elle sert : l'agent sait quoi faire, le linge se calcule, tout le reste s'appuie dessus. Fermez-le avec « J'ai compris » ; il se rouvre avec « Pourquoi c'est important ? ».

1. Partir d'un modèle

Dans « Mes structures », le bouton Nouvelle structure propose trois points de départ :

• Partir de la fiche générale (conseillé) : 5 rubriques prêtes — Le logement, Accès, Ménage, Linge et consommables, Wifi et équipements. Retirez ce qui ne vous sert pas ; comptez 5 minutes.
• Feuille blanche : les 4 rubriques obligatoires, avec les seules cellules indispensables.
• Copie de « … » : reprend la structure affichée.

Le bloc Modèles permet aussi d'appliquer « Fiche générale », « Feuille blanche » ou « Fiche minimale » (l'essentiel pour un agent : adresse, accès, wifi, durée de ménage) à la structure affichée. Attention : un modèle remplace les rubriques de cette structure. Pensez ensuite à enregistrer.

2. Les quatre rubriques obligatoires

Chaque structure contient toujours Le logement, Accès, Ménage et Linge et consommables, reconnaissables au cadenas. Elles ne peuvent être ni supprimées ni limitées à certains logements. Vous pouvez en revanche y ajouter, renommer ou déplacer des cellules.

3. Rubriques et cellules

1. Ajouter une rubrique crée une carte. Donnez-lui un nom et choisissez le nombre de « Colonnes » affichées côte à côte (1 à 5). Les flèches la montent ou la descendent.
2. Ajouter une cellule dans une rubrique : nom, type (Texte court, Texte long, Nombre, Quantité / Fournis client, Liste de choix, Date, Heure, Adresse (suggestions)) et, si besoin, « Toute la ligne ».
3. La rubrique Linge et consommables n'accepte que des lignes « Quantité / Fournis client » (bouton Ajouter une ligne). Pour chacune, choisissez sa Nature : Linge ou Consommable. Elle est obligatoire pour toute cellule « Quantité / Fournis client » : ces quantités servent à préparer le linge, livrer et facturer. Ailleurs, la nature est facultative.
4. « Régler » ouvre la position, la largeur et les choix d'une liste ; « Supprimer la cellule » la retire.

Bon à savoir : une rubrique (hors les quatre obligatoires) peut ne concerner que certains logements. Dans « Logements concernés », choisissez « Uniquement ces logements » ou « Tous sauf ces logements », puis cochez-les. Chaque cellule peut aussi être réservée à certains départements avec la pastille « Visible par » : voir [Créez la fiche de structure des logements](/aide/bien-demarrer/fiche-de-structure-des-logements).

4. Les cellules fixes

Certaines cellules sont fixes et ne peuvent pas être supprimées : nom du logement, client, adresse, code postal, ville, disposition, surface, instructions d'accès et temps de ménage. Leur format est imposé par l'application. Selon la base de vos tarifs (Paramètres › Ma société, onglet Organisation, partie « Règles et comptabilité › Règles de fonctionnement »), la disposition, la surface ou les deux sont obligatoires : une phrase au-dessus des rubriques le rappelle.

5. Vérifier ce que verra l'agent

La partie droite « Ce que voit l'agent » affiche le vrai écran de l'application, pour le « Département » choisi, mis à jour à chaque modification : l'onglet « Détails du logement » (la fiche) et l'onglet « Mission ». Les cases cachées pour ce département sont listées à part. Les cellules sont en lecture seule pour l'agent.

6. Plusieurs structures

Vous pouvez gérer plusieurs structures (par exemple « Appartements » et « Maisons ») :

1. Créez-la avec Nouvelle structure, ou Dupliquer la structure sélectionnée, puis nommez-la.
2. Mettre par défaut désigne celle proposée automatiquement à la création d'un logement (mention « par défaut »).
3. À la création d'un logement, la pastille « Structure : … » montre la structure par défaut ; cliquez dessus pour en choisir une autre.

Gardez au moins une structure. Terminez toujours par Enregistrer : « Annuler » ferme l'écran sans conserver vos modifications.

Bon à savoir : chaque cellule devient automatiquement une variable utilisable dans les formules de facturation, sous la forme `fiche_nom_de_la_cellule`. Ce nom est figé à la création : renommer la cellule ne casse aucune formule. La structure sert aussi à l'import Excel des logements et à la fiche partagée par lien (voir « Partager la fiche d'un logement par un lien public »).