Importar os seus alojamentos: menos perguntas, mais segurança

A folha de Excel, tal como a tem

• Só as colunas «Nom» (nome) e «Adresse» (morada) são obrigatórias. As outras são facultativas: uma célula vazia toma a definição da empresa.
• Os seus próprios títulos são reconhecidos: «Appartement» ou «Bien» para o nome, «Rue», «CP» e «Ville» para a morada, «Check-in» e «Check-out» para as horas. Uma coluna desconhecida é assinalada e depois ignorada.
• Um alojamento já conhecido, com o mesmo nome e a mesma morada, é atualizado sem pergunta. A caixa «o que fazer?» só aparece nos casos duvidosos. Duas linhas com o mesmo nome no ficheiro: a segunda é recusada, não é importada em duplicado.
• Uma morada não reconhecida já não bloqueia a importação: corrija-a, ou clique em «Manter tal como está». O alojamento chega e a linha fica marcada «a verificar».
• Os calendários iCal já guardados são mantidos: voltar a importar uma exportação já não adiciona as estadias uma segunda vez. As ligações separadas por uma vírgula ou uma mudança de linha, e as ligações «webcal», são aceites.
• Uma pasta de vários ficheiros continua mesmo que um deles seja ilegível: aparece em «Ficheiros recusados».

Um relatório claro

No fim, o relatório é apresentado em cartões: criados, atualizados, linhas ignoradas com o seu número, recusadas, a verificar. São propostos dois ficheiros Excel: os erros a corrigir e o relatório completo. Se houver um software de reservas ligado, o programa pergunta-lhe se esses alojamentos também lá estão, para os associar de imediato; caso contrário diz-lhe simplesmente «Os seus alojamentos estão prontos.»

A janela «Ligar os apartamentos» e a ligação manual

• A correspondência por nome é mais exata: «Appartement 117» encontra «Apt 117», «Studio Lilas — 3e étage» encontra «Lilas 3». Cada sugestão tem «Mesmo nome» ou «Nome parecido».
• A caixa «Criar um alojamento para os … anúncios ainda não associados» já não cria os anúncios ainda em sugestão, nem os desativados no seu software. Um alojamento já associado a outro software não pode ser substituído.
• A janela indica que os alojamentos criados chegam inativos, e a mensagem final propõe «Abrir Alojamentos».
• Ligar um alojamento criado manualmente exige menos cliques: a ligação é escolhida automaticamente quando só há uma, e basta um único «Confirmar» quando não há nada a decidir. Em Alojamentos, o cartão do alojamento tem o botão «Ligar a um anúncio».
• A janela «Desassociar a ligação?» diz tudo o que acontece: reservas futuras retiradas, fotografias do anúncio apagadas, alojamento e histórico mantidos. Um alojamento que recebe um anúncio e um calendário iCal é avisado do risco de duplicados.

Desde 28 de outubro

• A folha de Excel associa cada alojamento ao seu cliente: a coluna «Client / propriétaire» (ou «Client», «Propriétaire») recebe o nome do cliente tal como está em Finanças › Clientes. Um nome desconhecido? A janela «… nomes de cliente desconhecidos: o que fazer?» propõe, nome a nome, criar o cliente, ligá-lo a um cliente já conhecido (os nomes parecidos são propostos primeiro) ou deixá-lo sem cliente; a escolha «Ligar a …» fica guardada para as próximas importações. O relatório diz «… alojamentos associados a … clientes · … sem cliente».
• Um alojamento criado pela importação chega sempre inativo, como os de um software de reservas: nada é ativado sem o seu acordo. No fim da importação, a pergunta «Ativar estes … alojamentos agora?» incide sobre as linhas marcadas OUI na coluna «Actif» (ou sobre todos os alojamentos criados se a coluna estiver vazia): «Ativar» ou «Mais tarde».
• Já não há interruptor «Importar … como ativos» nas ligações: os alojamentos criados a partir de um software de reservas chegam inativos e é feita a mesma pergunta, tanto na janela «Ligar os apartamentos» como nos painéis Mews, Apaleo, Hospitable e Guesty.
• Nas ligações diretas, o botão chama-se «Importar os alojamentos». Numa ligação por Calry, «Atualizar» relê os anúncios sem criar nada e diz «Anúncios relidos: … · novos: …»; se houver novidades, propõe «Importar os alojamentos».
• A morada chega com o alojamento quando o software a dá: Smoobu (com a capacidade e o tipo), Mews (morada do hotel no edifício e em cada quarto, completada também para as ligações já feitas).
• Uma importação retoma onde a deixou: uma faixa no topo de Alojamentos diz se está a decorrer, aguarda as suas escolhas, terminou ou falhou, com «Ver», «Retomar» ou «Ver o resumo». As moradas corrigidas, as linhas excluídas e as escolhas de nomes são mantidas se fechar a janela ou mudar de ecrã. Recarregar a página interrompe sempre a importação: o navegador pergunta-lhe antes.