Vérifier, facturer et envoyer les factures du mois

Vérifier, facturer et envoyer les factures du mois

L'écran Finance › Rapports et factures réunit tout le travail de fin de mois : une ligne par client, quatre étapes, un seul bouton à la fois. Il est réservé aux administrateurs.

Cet article décrit l'écran quand un logiciel comptable est branché. Sans logiciel branché, le bandeau « Vos factures se font ailleurs » s'affiche et les étapes deviennent « Vérifier », « Valider et envoyer », « Noter la facture », « Encaisser ».

Lire l'écran

• Le mois : l'écran s'ouvre sur le mois passé, celui qu'on facture. Les deux flèches changent de mois. Cliquez sur le mois pour passer en « Dates libres » et préparer un rapport sur d'autres dates.
• Les chiffres du mois : « À vérifier », « Prêtes », « Facturées », « Envoyées », « Payées », et le « Total du mois » TTC avec sa variation par rapport au mois précédent. Cliquez sur un chiffre pour ne voir que ces factures ; cliquez à nouveau pour les revoir toutes.
• La recherche : le champ « Rechercher un client » filtre la liste.
• Chaque ligne : le client, la période, le nombre de ménages, le montant TTC et les étapes Vérifier → Facturer → Envoyer → Payée.

Bon à savoir : un logement sans tarif ou sans client n'entre dans aucun rapport. Commencez par le bouton Prix et client à configurer, en haut de l'écran.

Traiter un client, étape par étape

1. Vérifier : ouvrez la vérification, traitez les « points à voir » (ménage pas encore validé, logement sans prix…), modifiez une ligne si besoin, puis cliquez sur Valider la vérification. La facture passe dans « Prêtes ».
2. Mettre en facturation : la facture est validée dans le logiciel comptable, avec son numéro légal ; ce numéro apparaît sous le nom du client.
3. Envoyer au client : Envoyer maintenant fait partir le rapport et la facture par e-mail à l'adresse de facturation du client. Vous pouvez aussi choisir une date et une heure sous « Envoyer plus tard (heure de Paris) ».
4. Payée : la ligne passe à cette étape quand le paiement est noté, à la main ou lu dans votre logiciel comptable.

Sur un grand écran, le client choisi s'affiche à côté de la liste, avec trois onglets : « Rapport » (aperçu du rapport PDF et ajustements du mois), « Facture » et « Historique ».

Le menu « ⋯ » de chaque ligne

• Télécharger le PDF et Aperçu client.
• Voir la facture : la facture créée par le logiciel comptable.
• Remettre à vérifier : pour revenir en arrière avant la facturation.
• Corriger : après la facturation, pour créer un avoir ou une facture complémentaire.
• Programmer l'envoi (ou Envoi programmé… pour l'annuler) : pour choisir la date d'envoi.
• Historique : toutes les étapes du client, datées.

Traiter plusieurs clients à la fois

1. Cochez les clients voulus, ou la case en haut de la liste pour tout sélectionner.
2. Une barre apparaît en bas de l'écran avec les actions possibles, parmi : Vérifier, Mettre en facturation, Envoyer, Prélever, Remettre à vérifier, Télécharger les PDF.
3. Confirmez dans la fenêtre qui s'affiche. Chaque action ne traite que les clients qui sont à la bonne étape.

Quand des factures sont prêtes sans aucun point à voir, un bandeau propose Tout mettre en facturation.

Bon à savoir : « Envoyer » fait partir les e-mails tout de suite. Vérifiez la liste des clients affichée dans la fenêtre de confirmation avant de valider.

Où sont les réglages

Les réglages qui ne changent pas chaque mois sont derrière le bouton Réglages, en haut à droite : « Clients », « Message attaché au rapport », « Prélèvement SEPA », « Mes informations », « Logiciel comptable », « Automatisations comptables » et « Alertes ». Les avoirs se suivent dans « Logiciel comptable ».

Pour le détail de chaque étape : [Vérifier, facturer et envoyer les factures du mois](/aide/facturation/factures-du-mois).